Cómo Delegar Efectivamente
19 de Mayo, 2024
N° 049 | Tiempo de lectura - 4 minutos
Hola, bienvenido a gestión en simple. Un newsletter con ideas y recomendaciones para quienes se inician en un rol de gestión
Hoy te voy a explicar cómo delegar efectivamente, de manera que puedas lograr resultados y ayudar a otros a mejorar sus capacidades.
Saber delegar bien es clave para todos los gestores de salud y es una de las actividades que debemos realizar con mayor frecuencia.
Un buena delegación permite completar tareas, concretar objetivos y alcanzar las metas.
Y más que eso…
Delegar bien permite amplificar la capacidad de trabajo de un equipo
Pero, desafortunadamente, a la gran mayoría de quienes empiezan en gestión les cuesta hacerlo bien.
Durante mi años liderando equipos, he aprendido que hay varias otras razones por las que delegar bien es difícil. Algunas de estas:
Poca confianza. Delegar bien implica confiar en las capacidades del otro y dejar de pensar que sólo nosotros podemos hacer bien una tarea.
Bajas habilidades de comunicación. Para delegar bien es necesario no sólo hablar, sino también escuchar de manera precisa y efectiva.
Bajo interés en que las personas aprendan y se desarrollen. Esta es perversa, pero real (lamentablemente). Delegar bien, ayuda a que otra persona haga bien su trabajo y aprenda. Si no hay interés que esto ocurra es más baja la probabilidad de hacer una delegación efectiva
Falta de tiempo. Este es paradójico, pero común. Muchas veces por no delegar una vez, terminamos haciendo rutinariamente tareas que pueden y deben realizar otras personas
Falta de un sistema para delegar efectivamente.
Si bien estas dificultades son comunes, también he aprendido que con algunas reglas simples es posible delegar mejor.
Acá van mis 5 pasos para delegar mejor:
Paso 1: Clasificar la actividad
Clasificar la actividad que delegaremos es esencial para una delegación efectiva, y permite facilitar todo el proceso.
Existen básicamente tres tipos de actividades que podemos delegar:
Una tarea
Un proyecto
Un objetivo
Una tarea es una acción simple, rápida, que cualquier puede entender y que no admite doble interpretación:
Ejemplo:
”Tomar una muestra de sangre”
“Pintar una pared”
“Arreglar un equipo de radiografías”
Un proyecto es una actividad que requiere múltiples tareas, con grado moderado de variabilidad. O sea, el número y extensión de tareas puede cambiar dependiendo de las personas y además se puede hacer de más de una forma.
Ejemplo:
“Crear un protocolo de atención clínica”
“Rediseñar un proceso de atención en la urgencia”
“Construir el presupuesto del siguiente año”
Un objetivo, para estos efectos, es un resultado deseado al que queremos aspirar en un lapso de tiempo. Para lograrlo, habitualmente necesitamos una combinación de tareas y proyectos.
Ejemplo:
“Mejorar la compensación de pacientes diabéticos en 30% en un lapso de 6 meses”
“Disminuir la lista de espera en 50%”
“Alcanzar la meta anual de producción de atenciones ambulatorias”
Paso 2: Seleccionar la persona
Probablemente el paso más importante para una delegación exitosa es lograr un adecuado calce entre la Persona y la Actividad.
Esto es, asegurarnos que a quien delegaremos tenga las Competencias y Actitud adecuadas para el tipo de actividad.
Competencia son los conocimientos específicos
Actitud es la disposición y motivación.
Si delegamos la tarea de construir un protocolo de atención de urgencias a quien no tiene los conocimientos suficientes de urgencias, naturalmente tendremos un mal producto.
Si delegamos el proyecto de construir el presupuesto del año siguiente a quien no tiene conocimientos básicos de finanzas, generaremos estrés y frustración.
Y en el otro extremos también aplica.
Si delegamos una tarea simple (construir un instructivo de una página acerca de cómo saludar a un paciente) a una persona con mucha experiencia, generaremos desmotivación.
Paso 3: Especificar la condición de cumplimiento
Muchas personas se equivocan al especificar la condición de cumplimiento.
Y el primer error es no hacerlo.
Si no especificas la condición de cumplimiento, te arriesgas a que:
La actividad se cumpla con un estándar de calidad bajo (o sea, el protocolo se construya pobremente)
La actividad se realice tarde (el presupuesto se complete después de la fecha requerida)
La actividad se realice transgrediendo condiciones límite (Se reduzca la lista de espera, pero excediendo el presupuesto asignado)
Para una delegación efectiva, la condición de cumplimiento debe estar clara.
Lo básico que se debe establecer es:
Tiempo (para que día y a qué hora debe estar terminado)
Forma (detalles y especificaciones)
Límites (restricciones de dinero u otros recursos)
Paso 4: Confirmar entendimiento y aceptación
Lo más importante de este paso es la retroalimentación.
Una delegación es efectiva sólo si la otra persona entendió y aceptó la actividad delegada.
Entendió, quiere decir que los detalles, especificaciones, tiempo y condiciones de cumplimiento fueron internalizadas a nivel cognitivo. Un tip simple en este paso es simplemente preguntar.
Aceptó, implica que hubo manifestación explícita (oral o escrita) que la actividad se va a realizar.
Este último punto es fundamental. Si no hay aceptación no podemos asumir que la tarea está delegada.
Un correo sin respuesta no es delegación.
Un mensaje de whatsapp sin respuesta no es delegación
Una indicación oral general en una reunión sin respuesta no es delegación
Paso 5: Hacer seguimiento
Ya estamos viendo la luz. Con este paso se asegurarán que la actividad delegada efectivamente se realice.
Hacer seguimiento permite que la delegación llegue a buen puerto, logrando que la tarea, proyecto u objetivo, se logre de buena forma.
El tipo de seguimiento depende del tipo de actividad.
Para una tarea, debería bastar el chequeo final de que está cumplida a través de un verificable simple. El nivel de exigencia de este verificable va a depender del tipo de tarea y el grado de confianza. No es necesario chequear que se realizaron todas las muestras de sangre que delegamos.
Para un proyecto, habitualmente necesitamos realizar seguimientos intermedios, además del seguimiento final. Si delegamos la confección del presupuesto y tenemos tres meses para hacerlo, necesariamente debemos hacer seguimiento al menos de manera mensual, dependiendo el rol en que estemos.
En el caso de la delegación de un objetivo, el seguimiento debe ser periódico.
Y es importante acá entender el seguimiento como una forma de identificar problemas tempranamente y corregir el rumbo cuando el costo de hacerlo aún es bajo.
Es caro enterarse que no cumpliremos la meta anual de producción en noviembre cuando ya no hay margen de acción.
Es conveniente saber que no estamos cumplimiento la meta de compensación de Diabéticos en mayo, cuando aún tenemos 7 meses para hacer cambios.
Conclusión
Delegar bien es fundamental para una gestión exitosa. Permite que las actividades se cumplan y que las personas se desarrollen.
Pero existen diversas barreras tanto a nivel personal (habilidades de comunicación, falta de confianza), como de sistema (falta de metodología), para hacerlo bien.
A través de estos cinco pasos, puedes realizar una delegación efectiva que mejore el rendimiento de tu equipo y te permita alcanzar tus objetivos.
Cita de la semana: Acerca de la Incertidumbre
“El mejor jefe es el que tiene el suficiente criterio para elegir las mejores personas para hacer lo que se tiene que hacer, y el autocontrol para no entrometerse mientras ellos lo hacen”.
Theodore Roosevelt.
Recomendación de la semana
Artículo: Cómo Delegar Efectivamente: 9 Consejos para los Jefes.
Este artículo de la página de la escuela de negocios de Harvard, provee algunos consejos concretos de como delegar efectivamente. Un interesante apoyo adicional para quienes les apasiona el tema.
Buena semana
Cristian