5 Pasos para tener una jornada productiva
7 de Septiembre, 2024
N° 058 | Tiempo de lectura - 5 minutos
Hola, bienvenido a gestión en simple. Un newsletter con ideas y recomendaciones para quienes se inician en un rol de gestión
Ser productivo es fundamental para todo el mundo, pero especialmente para los gestores.
Cuando somos productivos, podemos aumentar el impacto de lo que hacemos, lograr objetivos y avanzar profesionalmente.
Pero, desafortunadamente, a la gran mayoría de quienes empezamos a liderar nos cuesta hacerlo bien.
Y creo que esto pasa porque no seguimos un método para ser productivos.
Habitualmente pensamos que basta con el conocimiento “técnico”. Pero el conocimiento, sin acción simplemente no sirve.
Un concepto que durante un tiempo vi repetidamente en redes sociales pregonaba: “No cobro por lo que hago, cobro por lo que sé”.
Pero esto es incorrecto.
El cirujano no cobra saber cómo operar, cobra porque opera a pacientes específicos.
La enfermera no cobra porque sabe de enfermería, cobra porque atiende pacientes.
El mecánico no cobra por saber mecánica, cobra porque es capaz de reparar el auto
Y así encontramos miles de ejemplos.
Por lo tanto, tener un sistema para lograr una alta producción es un requisito fundamental si quieres efectivamente avanzar profesionalmente.
A continuación te mostraré 5 pasos que sigo en el día a día para tener una jornada productiva:
1. Definir Metas Diarias
Un extracto de Alicia en el país de las maravillas dice:
Minino de Cheshire, ¿podrías decirme, por favor, qué camino debo seguir para salir de aquí?
Esto depende en gran parte del sitio al que quieras llegar - dijo el Gato.
No me importa mucho el sitio… - dijo Alicia.
Entonces tampoco importa mucho el camino que tomes - dijo el Gato.
Definir los objetivos de cada día nos ayuda a focalizar la energía, el tiempo y la atención en un “camino” claro.
Y al tener claro el camino podemos no sólo acercarnos al objetivo, sino que también experimentar mayor sentido de logro.
Cómo lo hago.
Muy simple.
Al empezar cada día o, idealmente, la noche anterior escribo las tres metas que quiero lograr en el día.
Estas tienen que cumplir dos requisitos:
Específicas: No sirve simplemente “Escribir” o “Avanzar en el proyecto” Sino que debe expresar claramente el resultado “Completar el primer borrador de la presentación mensual de mi equipo”, “Escribir 1 edición del newsletter” o “Escribir 1.000 palabras del documento para el curso que estoy haciendo” o “Completar tres revisiones de casos clínicos pendientes”.
Relevantes: Una constante en roles de gestión es que el tiempo es escaso y que hay más tareas de las que somos capaces de hacer. Por lo tanto las metas deben ser relevantes y que generen impacto en los resultados de mi área de vida a la que corresponden (profundizaremos en el siguiente punto).
No pongo tanta ciencia en este punto. Lo hago simple, de lo contrario se transforma en algo tedioso y termino abortando.
Y además soy flexible. Si a lo largo del día me doy cuenta que aparece una meta más importante, simplemente la cambio.
2. Definir prioridades
Definir prioridades es fundamental para tener un día productivo.
Y la principal herramienta para ello, la más simple, la más fácil de recordar, es:
La Matriz de Priorización de Eisenhower
Donde más utilizo esta matriz es para definir mis prioridades en mi trabajo principal (Director Médico de la Clínica BUPA), donde todos los días tengo decenas de requerimientos, tareas y cientos de correos en mi bandeja.
¿Qué hacer primero? ¿Qué delegar? ¿Qué eliminar (y simplemente no hacer)? → La Matriz de Eisenhower me da la respuesta.
Esta herramienta es ampliamente conocida en el mundo de la gestión. Yo leí de ella por primera vez en el fundamental libro de Stephen Covey: “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y desde ese momento la uso sistemáticamente.
La matriz se basa en la premisa que podemos clasificar cada tarea de acuerdo a dos características:
Urgente/No Urgente: Dependiendo de la inmediatez con que necesitemos resolver.
Importante/No Importante: Dependiendo del nivel de impacto en los resultados y objetivos.
Así podemos construir una matriz de doble entrada, identificando 4 cuadrantes:
A continuación describiré en breve cada uno de los cuadrantes y que debemos hacer con las actividades que estén en ellos:
Cuadrante I: Urgente e Importante
Acá están las tareas apremiantes y que tienen al mismo tiempo un impacto significativo en los resultados: Insatisfacción de un paciente, activación de un código de emergencia, presentación de estados de avance de proyectos estratégicos, etc.
Conducta Cuadrante I: Hacer
La decisión acá es muy simple: Debemos hacer estas tareas de inmediato y lo más rápido y eficientemente posible.
Dos tips adicionales:
Evitarlas, en el largo plazo. Si siempre tenemos el mismo reclamo, deberíamos analizar la causa raíz y abordarla. Si sabemos que el proyecto va a vencer pronto, deberíamos planificar con tiempo
Automatizar decisiones, ante la ocurrencia de estas contingencias. Puede ser “predefinir” un equipo de crisis, o tener claro a quien delegar parte de la resolución de un problema urgente futuro.
Cuadrante II: No Urgente e Importante
Están en este cuadrante las tareas que agregan mayor valor de largo plazo. Las que nos hacen crecer personal y profesionalmente.
Algunos ejemplos: Participar en alguna conversación constructiva con un coach, realizar una sesión de análisis y plan de mejora en conjunto con el equipo, completar un curso, escribir, etc…
Conducta Cuadrante II: Planificar
Nuestra conducta es agendarlas y asignarles un tiempo significativo. Debemos proteger este valioso tiempo de la tentación de lo “no importante”, como veremos a continuación.
Un tip adicional es partir realizando estas tareas muy temprano en las mañanas, cuando la atención es mayor y la mente está menos saturada.
Cuadrante III: Urgente no Importante
Aquí encontramos esas tareas que se deben resolver en el corto plazo, pero que en definitiva no tienen un impacto significativo en nuestros resultados, crecimiento ni bienestar.
Acá están las reuniones en que estamos invitados “para conocimiento”; invitaciones a actividades “en representación”, o preparación de informes que sabemos que en definitiva no cambiarán sustantivamente nuestros resultados.
Conducta Cuadrante III: Delegar
Simplemente acá debemos aprender a delegar, de manera que se realicen las tareas rápidamente (de ahí a urgencia), pero que no consuma nuestro valioso tiempo, que debe estar abocado a las tareas más importantes.
Un tip adicional: Aprende a delegar.
Delegar tiene cuatro componentes básicos
Identificar la persona adecuada para delegar (que tenga las competencias y actitud correcta)
Establecer claramente el objetivo que se busca con la tarea delegada.
Definir cuál es la tarea concreta que debe hacer.
Establecer condiciones del cumplimiento: Qué tiene que estar terminado, para cuando y en con qué especificaciones.
“Tip pro” de nivel ejecutivo: Cuando tengas confianza en la persona en que delegas (conocimiento + actitud) en vez de delegar la tarea, delega la responsabilidad de cumplir el objetivo. De esta manera permites cierta flexibilidad, pero con claridad en el objetivo que se busca lograr
Cuadrante IV: No Importante & No Urgente
Este es el lugar de las actividades que no aportan valor. Conversaciones extensas sin sentido, reuniones de quejas sin análisis, llamadas por temas triviales, y un largo etcétera.
Conducta Cuadrante IV: La única estrategia razonable acá es Eliminar.
3. Diseñar un ambiente productivo
Continuemos con el tercer paso. Diseñar un ambiente productivo es clave porque nuestra mente tiene una tendencia innata a la distracción.
Todos los días pasan cientos de pensamientos por nuestra cabeza y, sin un ambiente diseñado para producir, corremos el riesgo que alguno de estos capture nuestra atención y la saque de donde debería estar: Nuestras metas diarias.
Nadie quiere que esto ocurra por lo que para tener una alta productividad debemos deliberadamente diseñar nuestro ambiente. Estos son los principios que yo sigo. La mayoría los leí, he probado y son los que me funcionan a mí (también he desechado hartos en el camino).
Eliminar las distracciones visuales: Cuando escribo en las mañanas, (entre 4:30 y 6:30 AM), procuro que en mi mesa sólo esté mi computador, mouse y mi agenda (donde escribo las metas diarias y lo que quiero hacer en ese bloque de tiempo). Cuando estoy en mi trabajo en la Clínica, procuro no tener el escritorio con muchos elementos. Y si necesito tener algunos papeles, ellos deben estar en carpetas. Algo básico, pero que evita las distracciones.
Música. Hay mucho escrito de esto. Luego de muchos intentos, concluí que la música me ayuda a enfocarme. Pero tiene que cumplir dos requisitos: Instrumental y conocida. Debe ser conocida para que mi mente no se distraiga integrando música nueva (dato aparte: ¡me encanta la música!). Así que tengo una playlist que creé con música clásica y cuando estoy en mi bloque de enfoque, ocupo siempre la misma playlist.
Celular. Este punto es complejo. El celular es el amenaza más grande para una jornada productiva. Lo principal que me resulta acá es eliminarlo de mi campo visual (ponerlo detrás de la pantalla del notebook) o simplemente meterlo en un cajón lejos de mi alcance). Lo secundario es ponerlo e modo blanco y negro (pueden buscar en la web como hacerlo).
Conversaciones improductivas. La segunda amenaza a a productividad (luego del celular), son las conversaciones espontáneas improductivas. Esas que no están planificadas. Cuando entra alguien a nuestra oficina a contarnos algo interesante, a buscar nuestra apoyo, a quejarse o a compartir una idea. Creo que en general estas conversaciones son necesarias, especialmente para construir relaciones. Las principales reglas acá son: mantenerlas en niveles adecuados (teniendo conciencia de costo que implica), intentar cerrarlas de manera amable, dejar un espacio limitadísimo a la queja.
Estas cuatro pueden parece cosas muy básicas, pero sumadas, me permiten alcanzar un alto nivel de productividad.
4. Aprovechar el tiempo
Este punto es el corazón de una jornada productiva. Si bien diseñar un ambiente con pocas distracciones, tener metas diarias y priorizar es fundamental; aún nos queda responder la pregunta clave de cómo aprovechar los minutos que tenemos.
Y acá no hay secretos. Las dos técnicas ampliamente reconocidas para lograr aprovechar cada minuto son:
Timeboxing y la Técnica de Pomodoro
Las explicaré en breve acá, aunque hay miles de referencias en la web, sólo poniendo el nombre en google.
Timeboxing
La traducción sería algo como “poner el tiempo en cajitas” y es una de las estrategias más efectivas para manejar mejor el tiempo, según un artículo de la revista Harvard Business Review (pueden buscar "Timeboxing y HBR" en google)
En concreto se trata de reemplazar las eternas listas de tareas, por bloques de tiempo en nuestro calendario para realizar actividades.
Al generar bloques de tiempo en el calendario podemos priorizar mejor, estimar los tiempos reales de cada tarea, comunicar más efectivamente o mejorar la sensación de control sobre el tiempo que tenemos
Yo tengo algunos bloques fijos como: organizar el día (todas las mañanas 1 bloque de 15 min.), responder correos (2-3 bloques al día de 30 min.), avanzar en temas prioritarios (1-2 bloques de 30 min.). El resto del día lo tengo con reuniones a las que me citan o yo he citado (intento limitarlas al máximo) y otros bloques libres para atender algunas contingencias, ir a terreno o avanzar más profundamente en las prioridades diarias.
Técnica de Pomodoro
La técnica es un método muy simple para mantenerte enfocado en el día a día. Acá los pasos:
Elige una tarea
Establece el temporizador en 25 minutos
Trabaja solo en esa tarea por 25 minutos
Toma un descanso corto de 5 minutos
Después de 4 bloques. Toma un descanso largo de 15-30 minutos.
Un tip importante: El sistema no tiene porque ser perfecto. Pueden ser 20 minutos, o 15. Y también te puedes tomar un descanso más largo.
El punto es partir enfocado en sólo una tarea a la vez.
5. Dejar ir
Ya estamos viendo la luz. Agregué este paso, mas que como una tarea, cómo una reflexión.
El día normal no surge bonito y planificado cómo lo mostré en los 4 puntos anteriores.
Muy lejos de esto. El día normal está lleno de urgencias, conversaciones difíciles y momentos en que nos recriminamos por perder el tiempo (cómo cuando nos pegamos y perdemos 30 minutos mirando instagram)
También está lleno de momentos en que tenemos que hacer obligadamente tareas que aportan cero valor (cómo volver a ir al supermercado porque se nos olvidó algo, escribir de nuevo ese informe, o dar aprobación a un paso en un sistema informático para que siga un proceso).
El punto es el siguiente…
Cada minuto reprochándonos por algo que no hicimos o que hicimos mal en el tiempo pasado, es un minuto perdido del tiempo presente.
Léelo de nuevo.
Definitivamente la habilidad más importante para una alta productividad (y la mas compleja también), es ser capaz de dar vuelta la página luego de un mal momento.
Los deportistas de alto rendimiento lo entrenan toda la vida. Luego de perder un punto, un gol o un tiro clave, deben reenfocarse rápidamente y concentrarse en la jugada que viene a continuación.
No creo que haya una formula única para lograr este reenfoque rápido. Ha probado varias.
Lo que más me ha resultado en la práctica son dos cosas:
1) Volver a mi lista de prioridades diarias (esto me ayuda a reenfocarme en lo importante)
2) Negociar conmigo mismo y acordar trabajar en una actividad única por los siguientes 5 minutos (cualquier tarea, pero sólo por 5 minutos).
Frecuentemente, luego de los 5 minutos entro en un estado en el que el reproche ya no está y puedo seguir avanzando con mi día
---
Espero que esta edición (un poco más larga de lo habitual) te haya entregado algunas ideas para optimizar tu jornada de trabajo.
Independiente en que punto estés, creo que siempre se puede modificar algo y mejorar.
Y al final del día, mejorar es lo que cuenta.
Que tengan buen fin de semana
Cristian
Suscríbete al Newsletter "Gestión en Simple" y recibe todos los sábados las mejores recomendaciones de gestión y liderazgo, con consejos prácticos y concretos para aplicar cada día.
