3 Principios para hacer un buen mapa de procesos

22 de Febrero, 2025

N° 071 | Tiempo de lectura - 2 minutos

Hola,

Saber mejorar un proceso es una de las competencias de gestión más valiosas.

Y eso es porque en salud todo es un proceso: la atención de urgencia; la gestión de pabellones, el manejo de un paciente crónico en atención primaria y muchos más.

Pero…

Durante los 18 años que he trabajado en gestión he visto en incontables oportunidades que, a pesar de la muy buena voluntad de los equipos, los procesos no mejoran.

Miles de reuniones, decenas de planes… pero simplemente los procesos no mejoran.

Por ello hoy te comparto tres claves para hacer un buen mapa de procesos en salud.

No es una guía definitiva, simplemente tres principios básicos que sigo rutinariamente en la práctica de la gestión.

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1. Identifica los procesos clave

No todos los procesos son igual de importantes.

Y en gestión, hay que hacer poco o nada de lo que no es importante, y mucho de lo que sí es importante.

(Favor lee de nuevo la frase anterior)

El punto clave acá es que ¡no todos los procesos merecen ser mapeados!

Y, como he dicho en otros newsletters, el tiempo es el recurso más valioso de los gestores y hay que usarlo bien.

Pregunta: ¿Qué actividades impactan directamente en los resultados?

La idea no es partir intentando mejorar lo primero que se discuta en una reunión. O lo que le duele al que más alega.

Lo que hay que partir mejorando es lo más importante, lo que agrega más valor.

Por ello, ten claro las prioridades institucionales, revisa los estados de resultado, revisa los procesos que generan más riesgo. Y luego empieza con los rediseños.

Ejemplo 1: El proceso de triage en la urgencia. Si no se realiza una buena categorización, se genera riesgo, demoras y quejas.

Ejemplo 2: El proceso de gestión de pabellones. Sabemos que la mayor parte de los ingresos y los costos de un hospital se generan en pabellones.

Dato clave: Según el “Institute of Medicine” hasta un 30% del gasto en salud es desperdicio, y gran parte se debe a ineficiencias en los procesos.

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2. Define los roles y responsables

Un mapa de procesos no sirve si nadie sabe quién hace qué.

Por ello, al dibujar las etapas y actividades, asigna responsables específicos.

Ejemplo: En el proceso de alta, ¿Quién debe informar al paciente? ¿El médico tratante? ¿La enfermera? ¿El administrativo?

Defínelo claramente y escríbelo.

Muchas veces en las definiciones más simples se generan las mayores mejoras.

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3. Prefiere claridad por sobre extensión

Muchas veces nos enredamos y pensamos que lo más importante es hacer un mapa de procesos perfecto.

Esto es un error.

Lo más importante es hacer un mapa de procesos que sirva.

Y para ello la claridad es fundamental.

Un diagrama extenso hecho en un software sofisticado no es la mejor herramienta si el objetivo es que 20 personas entiendan los pasos que debe seguir un paciente posterior a una cirugía.

Mejor prefiere diagramas muy simples.

Usualmente basta con un diagrama de flujo que muestre cada paso de principio a fin, y luego una lista de tareas.

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Y así es como puedes partir diseñando un buen mapa de procesos: Identificando los procesos clave, definiendo roles y responsabilidades; y prefiriendo claridad por sobre extensión.

Éxito,

Cristian