Cómo Organizar el Tiempo Más Productivamente

por Cristian Saavedra | Tiempo de lectura - 3 minutos

Cuando empezamos nuestra carrera cómo clínicos, lo que hacemos en nuestro horario laboral habitualmente lo decide alguien más.

¿Trabajas en consulta ambulatoria? Existe una agenda programada por un jefe o un planificador.

¿Trabajas en un servicio de urgencia? Hay un turno con un horario definido.

¿Trabajas en el pabellón? Existe una tabla quirúrgica…

Pero cuando tomas un rol de gestión, esto cambia radicalmente

Repentinamente, un día llegas a tu trabajo a las 8:00 de la mañana, miras tu agenda y ya no tienes pacientes agendados. En cambio, te encuentras con tres reuniones donde tienes que preparar un cúmulo de información. Revisas tu bandeja de entrada y te encuentras con diez correos por responder. Algunos te toman un minuto, otros más de veinte.

Al rato te informan que una persona de tu equipo se enfermó y tienes que buscar quien lo reemplace. Al salir de la oficina te avisan que un paciente tiene un reclamo por insatisfacción y tienes que recibirlo…

¿Cómo decidir qué hacer primero?¿Cómo organizar nuestro tiempo?

Una de las herramientas de gestión que he encontrado más útiles para decidir cómo organizar el tiempo es la Matriz de Eisenhower (Dwight Eisenhower fue un militar y político estadounidense conocido por su productividad y gran capacidad de organización).

Esta herramienta es ampliamente conocida en el mundo de la gestión. Yo leí de ella por primera vez en el fundamental libro de Stephen Covey: “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” y desde ese momento la uso sistemáticamente.

La matriz se basa en una premisa básica: Podemos clasificar cada tarea de acuerdo a dos características:

• Urgente/No Urgente: Dependiendo de la inmediatez con que necesitemos resolver.

• Importante/No Importante: Dependiendo del nivel de impacto en los resultados y objetivos.

Así podemos construir una matriz de doble entrada, identificando 4 cuadrantes:

Cuadrante I: Urgente e Importante

Acá encontramos las tareas apremiantes, pero que tienen al mismo tiempo un impacto significativo en los resultados: Insatisfacción de un paciente, activación de un código de emergencia, presentación de estados de avance de proyectos importantes, etc.

Nuestra conducta debe ser realizarlas lo más rápido y eficientemente posible. Y en el largo plazo, intentar evitarlas.

Cuadrante II: No Urgente e Importante

Están en este cuadrante las tareas que agregan mayor valor de largo plazo. Las que nos hacen crecer personal y profesionalmente. El participar en alguna conversación constructiva con un coach, realizar una sesión de análisis y plan de mejora en conjunto con el equipo, completar un curso, escribir.

Nuestra conducta es agendarlas y asignarles un tiempo significativo. Debemos también proteger este valioso tiempo de la tentación de lo no importante, como veremos a continuación.

Cuadrante III: Urgente no Importante

Aquí encontramos esas tareas que se deben resolver en el corto plazo, pero que en definitiva no tienen un impacto significativo en nuestros resultados, crecimiento ni bienestar: Reuniones en que estamos invitados “para conocimiento”; invitaciones a actividades “en representación”, o preparación de informes que sabemos que en definitiva no cambiarán sustantivamente nuestra conducta.

Simplemente acá debemos aprender a delegar, de manera que se realicen las tareas rápidamente (de ahí a urgencia), pero que no nos consuma nuestro valioso tiempo que debe estar abocado a las tareas más importantes.

Cuadrante IV: No Importante & No Urgente

Este es el lugar de las actividades que no aportan valor. Conversaciones extensas sin sentido, reuniones de quejas sin análisis, llamadas por temas triviales, y un largo etcétera.

La única estrategia razonable acá es eliminarlas.

Algunas reflexiones adicionales:

• Clasificar las tareas (luego de hacerlo con cierta regularidad) toma casi nada de tiempo, pero los beneficios pueden ser enormes.

• La mayor efectividad se alcanza cuando estamos en el Cuadrante II.

• El tiempo es finito. Minuto gastado en tareas inútiles, es minuto perdido para actividades que nos generarán realmente logros profesionales y personales.

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