Las Actividades de Mayor Impacto en Gestión

por Cristian Saavedra | Tiempo de lectura - 4 minutos

Hay personas altamente productivas: Entregan informes a tiempo, preparan cada reunión y generan resultados visibles.

Otras no. Avanzan poco en los temas relevantes de sus áreas y logran un bajos resultados.

Hay diversos factores involucrados en esto. Disciplina, perseverancia, capacidad de concentración, coeficiente intelectual, inteligencia emocional, liderazgo, etc.

Pero hay un aspecto clave usualmente menos observado: La habilidad de decidir en qué tareas invertir los esfuerzos y energía.

Las personas productivas son capaces de decidir criteriosamente cómo usar su tiempo. Las personas improductivas no.

Para ilustrar, tomemos el ejemplo de un recién asumido jefe del programa cardiovascular de un centro de salud familiar (CESFAM)

Dadas sus preferencias personales y afición por los procesos, lo primero que hace es generar un plan para actualizar los formularios de registro, evaluaciones clínicas y derivación en el sistema informático. De esta manera busca cumplir con los requerimientos de la oficina de calidad y hacer un poco más fácil los registros.

Reserva tiempo en su agenda para ello y dedica las reuniones del equipo de todo un mes para concretar esta tarea.

El equipo es extremadamente eficiente. Revisa la bibliografía y crea nuevos documentos. Identifican nuevas pautas que es necesario mejorar y las incluyen en el plan.

El plan se extiende a tres meses y los nuevos documentos destacan como los más innovadores entre las distintas unidades del CESFAM.

Pero al revisar las encuestas de satisfacción y conversar con los usuarios, se observa que desde hace seis meses han aumentado los reclamos en esta unidad y hay una percepción de empeoramiento en la calidad de las terapias.

Los resultados del compensación de diabetes e hipertensión también han experimentado un deterioro en las últimas mediciones

Junto a esto el informe de gestión mensual muestra que su área es la que tiene el mayor ausentismo de pacientes y la mas alta tasa de cancelación de cupos.

¿Cuál es el problema acá?

Evidentemente el problema principal es que han aparecido muestras concretas de que la calidad de la atención otorgada por el equipo cardiovascular está disminuyendo.

Pero el problema mayor, es que los esfuerzos del equipo están siendo orientados en la dirección incorrecta, lo que hace prever que las cosas no van a cambiar en el futuro.

¿Qué podemos aprender de este ejemplo?

Lo principal es que en gestión hay cientos de tareas factibles de realizar, pero no todas tienen el mismo impacto. Y por lo tanto, como administradores necesitamos pensar bien y decidir criteriosamente cuales debemos abordar con prioridad.

Para ello, quiero comentarles de un principio muy conocido en el mundo de la economía, gestión de operaciones y rediseño de proceso; y que tiene amplias aplicaciones en el liderazgo de equipos: El Principio de Pareto

En simple, el Principio de Pareto (o regla del 80/20) establece que el 80% de los efectos son explicados por tan solo el 20% de las causas.

Es un concepto que el economista italiano Vilfredo Pareto ideó hace más de 100 años atrás cuando observó que el 80% de la tierra era propiedad del 20% de las personas en Italia.

Luego el concepto fue evolucionando a diferentes disciplinas como la mejora de la calidad y logística, y a diferentes industrias como la automotriz, la manufacturas, marketing y negocios en general.

Existen muchas versión del concepto; pero la idea matriz es que en todo conjunto de actividades existen:

• Pocas actividades que generan alto impacto

• Muchas actividades que generan poco impacto

(El impacto está concebido como “valor” aportado a un , usuario o cliente final)

En gestión sanitaria, las aplicaciones son infinitas:

“En un hospital, existen pocos procedimientos dan cuenta de los mayores costos”

“Un conjunto pequeño de problemas generan la mayoría de los reclamos de los usuarios”

“Un número limitado de intervenciones terapéuticas, generan avances sustantivos en los tratamientos de los pacientes”.

Y a la inversa ocurre lo mismo:

Existen muchas tareas administrativas que generan poco valor al usuario final, muchos tratamientos de dudoso impacto clínico y muchos medicamentos con un impacto insignificante en términos de costos”

Extendiendo al ámbito de la gestión y sumando una mirada un poco más “ácida”, existen muchas reuniones que aportan poco o nada a la mejora de la calidad de la atención y también infinitas conversaciones que incluso generan valor negativo y pérdida de energía (ideas redundantes, quejas, chismes etc.)

Aplicaciones prácticas:

Basado en este principio, existen tres pasos claves que puedes ejecutar para mejorar la productividad.

1. Visualizar. En primer lugar, debes tomar conciencia que existen tareas que se deben ejecutar en forma prioritaria, y tareas que deben ser postergadas o anuladas.

2. Priorizar: Clasifica cada tarea que tienes en tu agenda como una tarea de alto impacto o de bajo impacto; desde la perspectiva del paciente. En un mundo ideal, lo mejor es hacer un inventario semanal o diario de las tareas pendientes de realizar y categorizarlas; sin embargo una forma más fácil es simplemente preguntarte al momento de iniciar una actividad, si esta va a generar en el corto mediano y largo plazo, y beneficio para los pacientes.

3. Focalizar. Simplemente ejecuta siempre las actividades de mayor valor de tu lista. Algunas aplicaciones prácticas:

1. Si identificas que estás citado una reunión que al asistir no va a aportar a nadie: Suspende tu participación. (Obviamente previa conversación breve con el organizador y, si es necesario, tu jefe para que sea bien entendida tu ausencia)

2. Si te das cuenta que estás en una conversación improductiva o redundante (de esas de catarsis o queja colectiva), simplemente para y retirarte amablemente.

3. Piensa muy detenidamente los proyectos en los cuales vas a consumir alto tiempo y energía de tu equipo, y prioriza los de mayor valor.

Cerrando con nuestro ejemplo, no es que actualizar formularios de registro no deba realizarse. El punto es que no debe tener prioridad por sobre otras que generar evidentemente mayor impacto, como mejorar los resultados clínicos o abordar el problema de insatisfacción de los pacientes.

Preguntas para reflexión:

¿Qué actividades de poco valor estás ejecutando sistemáticamente?

¿Qué problemas de alto impacto no estás abordando hoy en día?

---