Receta Básica Para Escribir mejor

por Cristian Saavedra | Tiempo lectura - 5 minutos

¿Te ha pasado alguna vez que estás empezando a redactar un correo importante, con muy poco tiempo disponible y no sabes cómo partir?

A mi me pasa siempre

Usar bien el tiempo es esencial. Y una de las mejores formas para lograrlo es tener un método para las tareas importantes y frecuentes (como escribir, por ejemplo)

Acá un método muy simple que te ayudará a terminar tus correos e informes importantes en mucho menos tiempo y con mejor calidad. El método está escrito en detalle en el libro Mejora tu escritura en el trabajo de B. Garner (link acá).

El método se trata, básicamente, de dividir el proceso de escritura en cuatro etapas.

1. Generar ideas.

2. Estructurar

3. Redactar

4. Mejorar

El proceso sirve para cualquier texto, ya sea un mail corto de 5-10 minutos o un informe de varias horas. Describiré los puntos principales de cada etapa a continuación:

Etapa 1. Generar Ideas

En esta etapa el objetivo es reunir rápido el material, sin pensar demasiado.

La idea es “vencer la inercia y ponernos en movimiento”, más que completar una versión bien desarrollada de inmediato.

Para hacerlo, simplemente anota un punteo de las ideas y tópicos que irán en el texto. Vacía los conceptos e ideas claves que tengas en tu mente en el teclado, considerando también ideas de otras personas que quieras incluir (respetando la fuente, naturalmente)

En este momento no importa el orden, sólo escríbelas.

Vamos a ver un ejemplo.

Imagina que eres el subdirector administrativo de un hospital y quieres informar que se implementará un nuevo procedimiento para mejorar la estética en las áreas internas (pasillos, recepciones etc.). La política se trata de estandarizar los carteles de información al público, evitando múltiples formatos y versiones, que dan un aspecto desordenado a las instalaciones. Se usará un formato tipo y se indicará que cada vez que se necesite usar un cartel, este deberá ser plastificado.

En esta etapa nuestro “punteo de temas” sería algo como:

• Carteles ordenados

• Unificar gráficas

• Experiencia de los usuarios

• Contaminación visual

• Mejorar estética de nuestro espacio de trabajo

• Logos y tipografía

• Procedimiento para generar carteles

• Impresora y máquina para plastificar

• Comunicación amable a los pacientes

• Dudas a cargo de subdirección administrativa

Teniendo nuestra lista inicial, ahora ya podemos avanzar a la siguiente etapa.

Etapa 2. Estructurar

En esta etapa necesitas escribir las tres ideas principales de tu texto. Estas ideas serán la columna vertebral. que guiarán la etapa de redacción.

Las ideas principales deben ser escritas desde las preferencias e intereses del lector, no las tuyas.

Volviendo a nuestro ejemplo, la fase de estructurar se vería así.

(Idea o parte 1) Objetivo del nuevo procedimiento

• Mejorar experiencia de usuarios

• Disminuir contaminación visual

• Mejorar estética de nuestro hospital

(Idea o parte 2) Descripción del procedimiento

• No se permitirán carteles manuscritos o escritos en cualquier formato

• Se debe usar formato institucional con tipo de letra y tamaño según documento adjunto.

• Disponible impresora y maquina para plastificar en la oficina de la subdirección administrativa.

(Idea o parte 3) Consideraciones adicionales y dudas

• Cada jefe tendrá el rol de dar visto bueno a nuevo cartel

• Inspección y retroalimentación semanal checklist

• Dudas al correo subdirector@hospital.cl

Etapa 3. Redactar

Este es el momento de desarrollar cada idea en extenso basándote en la estructura que ya has creado (¡verás que es muchísimo más fácil que partir de cero!).

Una recomendación clave es escribir lo más rápido que puedas – idealmente contra reloj, destinando 5-10 minutos como máximo por cada sección. Si no alcanzas, puedes continuar con la próxima sección y luego volver atrás otros 5 minutos una vez que hayas entrado en ritmo. El punto clave acá es no quedar “atascado” en una sección sin poder avanzar.

Punto fundamental: no debes en esta etapa intentar mejorar el texto. Ni editar ni corregir, estilo o gramática. Eso es para la próxima etapa.

En nuestro ejemplo, la etapa redactar se vería así:

—

Estimado Equipo del Hospital,

Junto con saludar, y esperando que estén todos bien escribo para informarles un nuevo procedimiento de uso de carteles informativos. Este procedimiento se pondrá en efecto desde el día lunes 1 de marzo del 2023 en adelante

El procedimiento busca disminuir la contaminación visual tan presente en nuestras instalaciones hoy; y mejorar la estética de nuestro hospital. De esta manera esperamos contribuir a mejorar la experiencia de nuestros usuarios y abordar la actual saturación de información con que adolecen nuestras instalaciones

De acuerdo al nuevo procedimiento, no se permitirán carteles que no cumplan con el formato institucional adjunto, que incluye el logo institucional y la tipología aprobada por la subdirección administrativa. En caso que cualquier unidad quiera comunicar alguna información a los pacientes, esta deberá ser aprobada por el jefe de unidad. Luego, deberá ser impresa a color y plastificada en la oficina de la subdirección administrativa. Finalmente, deberá ser instalada en los espacios previamente acordados en cada unidad.

Para asegurar el estricto cumplimiento a este nuevo procedimiento se realizarán inspecciones visuales todas las semanas y se entregará retroalimentación a cada unidad para hacer las mejoras pertinentes.

Ante cualquier duda de las unidades, deben consultar a cada jefe o, en su defecto, escribir directamente al correo subdirector@hospital.cl

Atentamente,

El Subdirector Administrativo

—

Etapa 4. Mejorar

En esta etapa revisamos y editamos.

Revisar es reconsiderar el contenido. Preguntarnos si cada parte contribuye efectivamente al objetivo del texto o si hay algo que esté demás. Implica evaluar si he incorporado toda la información necesaria y si en general el texto “se entiende” fácil y rápido.

También implica revisar el tono y estilo. Si he sido muy “duro” o en extremo “diplomático”. Si al leer, la «reacción» del lector favorecerá que se cumpla el objetivo.

Editar implica corregir errores de gramática y ortografía, identificar ideas o palabras repetidas y también evaluar si puedo reemplazar parte del texto por una versión más corta.

Vamos nuevamente a nuestro ejemplo. En la etapa anterior, observamos una versión de 2017 palabras que, si bien cumple el objetivo y se entiende, puede aún mejorar en cuanto a claridad, tono y estilo (¡también diría que es un poco latera!)

Aplicando algunos principios de mejora, terminamos con la siguiente versión:

—

Estimado Equipo

Con el objetivo de tener un hospital más ordenado visualmente, implementaremos a contar del 1 de marzo un nuevo procedimiento para manejar los carteles de información a pacientes.

Procedimiento:

1. Cualquier trabajador que necesite generar un cartel informativo deberá plantear la necesidad y solicitar visto bueno a cada jefe.

2. Una vez aprobado, el cartel deberá ser impreso (considerando formato adjunto) y plastificado en la oficina de esta subdirección.

3. Finalmente, el cartel deberá ser ubicado en los paneles destinados para ello en cada unidad.

Para dar buen cumplimiento, se realizarán inspecciones visuales semanales. Cualquier cartel que no cumpla con normativa anterior será retirado.

Ante dudas, consultar a cada jefe o al correo subdirector@hospital.cl

Los invito a que trabajemos juntos en tener un hospital más ordenado y amable visualmente.

Gracias,

El Subdirector Administrativo

—

En la versión “mejorada” hemos eliminado ideas redundantes, palabras innecesarias y también hemos dado un estilo más ágil y menos burocrático al texto. De pasada, hemos reducido 78 palabras (un no despreciable 36% del texto).

Como nota final, dos ideas…

Primero, escribir un texto de buena calidad ayuda a que nuestras ideas sean mejor comprendidas y por lo tanto mejora la calidad de nuestra gestión.

Segundo, el proceso de escribir y mejorar un texto ayuda a aclarar nuestro razonamiento. Y al mejorar este, también mejoran directamente nuestra capacidad de tomar de decisiones, nuestra habilidad para resolver problemas complejos y la efectividad de nuestra comunicación oral

Y este último beneficio es insustituible, ni siquiera con inteligencia artificial.

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